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Le dossier administratif : une boƮte de Pandore?

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L’une des pires situations professionnelles que l’on peut ĆŖtre un jour amenĆ© Ć  supporter, c’est de dĆ©couvrir une rumeur qui se colporte dans votre dos, propos bien souvent infondĆ© voire diffamant, passĆ© par toutes les oreilles exceptĆ© les vĆ“tres. Imaginez Ć  prĆ©sent qu’il existe une trace Ć©crite de cette calomnie Ć  votre Ć©gard, qui repose dans les tiroirs de l’administration, attendant l’heure d’être exhumĆ©e.

Nous vous invitons Ć  la plus grande vigilance : la consultation de votre dossier administratif pourrait vous rĆ©server bien des surprises… Le SNALC vous donne ici quelques indications sur vos droits et vous met en garde contre les dĆ©rives qu’il a si souvent constatĆ©es.

Votre dossier administratif Ā« doit comporter toutes les piĆØces intĆ©ressant [votre] situation administrative Ā» : diplĆ“mes, Ć©tat civil, arrĆŖtĆ©s divers, notations et apprĆ©ciations, sanctions, stages, formations, rĆ©munĆ©ration et frais de dĆ©placement… Il est par ailleurs Ā« unique Ā» et consultable auprĆØs des services du rectorat ou de la DASEN (1er degrĆ©). Tout autre Ā« dossier Ā» occulte, notamment dĆ©tenu au niveau local (chef de service ou d’établissement), ne revĆŖt aucune existence officielle et ne saurait donc alimenter quelque procĆ©dure que ce soit.

Les piĆØces composant le dossier doivent ĆŖtre enregistrĆ©es (sommaire), numĆ©rotĆ©es et classĆ©es de faƧon continue Ć  l’encre indĆ©lĆ©bile et non au crayon Ć  papier, afin de ne pas ĆŖtre modifiables Ć  votre insu. Ce dossier ne doit en aucun cas comporter d’élĆ©ments en lien avec vos opinions ou activitĆ©s syndicales (y compris grĆØves), religieuses, philosophiques, politiques. Selon le mĆŖme principe, l’administration ne peut vous obliger Ć  fournir votre numĆ©ro de tĆ©lĆ©phone ou adresse Ć©lectronique privĆ©s. Le dossier doit obĆ©ir Ć©galement aux impĆ©ratifs du secret mĆ©dical, sauf pour certains aspects en cas d’incidences directes sur la situation administrative.

Aujourd’hui, la plupart des dossiers administratifs sont gĆ©rĆ©s sur support Ć©lectronique. Ā« En cas de coexistence des supports Ć©lectronique et papier, toute piĆØce versĆ©e au dossier ne peut ĆŖtre conservĆ©e que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’administration Ā». Le systĆØme de numĆ©risation doit offrir les mĆŖmes garanties de confidentialitĆ© et de conservation que le dossier papier, notamment traces d’effacement, de consultation, de modification…

En cas de mobilitĆ©, votre dossier sera transfĆ©rĆ© par l’autoritĆ© d’origine vers l’autoritĆ© d’accueil. En cas de dĆ©tachement ou de mise Ć  disposition, le dossier reste dĆ©tenu par l’autoritĆ© d’origine. Enfin, lors de votre fin de fonction, l’administration archivera votre dossier et pourra en conserver les piĆØces entre 1 et 10 ans. La liste des piĆØces que peut contenir le dossier est consultable dans l’arrĆŖtĆ© du 21 dĆ©cembre 2012 : cette nomenclature comporte le nom de chaque piĆØce admise dans un dossier ainsi que la durĆ©e maximale de conservation dans ce dossier. Ainsi, par exemple, une correspondance avec l’administration ne pourra ĆŖtre conservĆ©e que 10 ans ; un rapport sur la maniĆØre de servir pendant le stage, 15 ans. Au-delĆ  de ces durĆ©es, le document est illicite dans le dossier.

Vous devez informer prĆ©alablement par Ć©crit votre administration, par voie hiĆ©rarchique, de votre souhait de consulter votre dossier. Vous n’avez pas Ć  motiver votre demande. Le SNALC vous recommande d’être accompagnĆ© par un reprĆ©sentant syndical lors de cette consultation, qui pourra avoir lieu pendant le temps de travail. Cette consultation est un droit : on ne peut pas vous le refuser. Un courrier au recteur serait alors nĆ©cessaire. En l’absence de rĆ©ponse dans un dĆ©lai de deux mois, adressez un courrier recommandĆ© avec AR Ć  la Commission d’accĆØs aux documents administratifs (www.cada.fr) et prĆ©venez votre section SNALC qui vous accompagnera y compris jusqu’à un Ć©ventuel recours contentieux auprĆØs du tribunal administratif, dans un dĆ©lai de deux mois aprĆØs la saisine de la CADA.

Demandez une copie de votre dossier. En cas de support Ć©lectronique, celle-ci pourra vous ĆŖtre envoyĆ©e Ć  votre adresse Ć©lectronique professionnelle ou par copie du support papier certifiĆ©e conforme Ć  l’original. Une fois chez vous, vous aurez plus de temps pour en prendre connaissance au calme et rĆ©agir en cas de besoin, avec le conseil du SNALC. Votre demande de rectification, de retrait ou d’ajout d’un document devra alors ĆŖtre adressĆ©e Ć  l’autoritĆ© administrative, si vous ne l’avez pas dĆ©jĆ  formulĆ©e lors de la consultation. N’hĆ©sitez pas Ć  porter des observations qui seront mentionnĆ©es obligatoirement en annexe au document concernĆ©. Sachez que toute piĆØce que vous dĆ©couvrez (lettre de parents, accusation d’élĆØve…) vous mettant gravement en cause est Ć  double tranchant pour l’administration qui l’a transmise : celle-ci risque d’être condamnĆ©e soit pour nĆ©gligence si votre manquement est avĆ©rĆ© et qu’aucune mesure n’a Ć©tĆ© mise en place Ć  la suite de ce signalement, soit dans le cas contraire pour dĆ©nonciation calomnieuse Ć  votre Ć©gard.

Textes de rƩfƩrence :
Loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires (Articles 18 et 19),
Décret n°2011-675 du 15 juin 2011 et Arrêté du 21 décembre 2012 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique
Modèle de lettre de consultation de dossier à télécharger sur :
https://snalc-strasbourg.fr/wp-content/uploads/sites/15/2021/10/dossier_admin_modele.doc

Article extrait de la Quinzaine universitaire n°1404

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